PRIVACY

Datenschutzerklärung

Stand: 8. September 2026

2. Hosting und technische Zugriffsdaten

Website und Spielbetrieb werden auf einem von IONOS bereitgestellten VPS in Spanien betrieben. Beim Aufruf der Website oder der Spiel-API können technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, angeforderte Ressource, HTTP-Status sowie Browser- und Geräteinformationen. Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung, der Fehleranalyse und der Abwehr missbräuchlicher Zugriffe.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb von The Grey Office. Soweit IONOS personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, erfolgt dies im Rahmen einer Auftragsverarbeitung.

3. Ermittlerprofil und Spielsitzung

Für die Nutzung von The Grey Office ist kein klassisches E-Mail-/Passwortkonto erforderlich. Beim Anlegen eines Ermittlerprofils werden insbesondere der gewählte Ermittlername, eine technische Spieler-ID, ein zufällig erzeugter Sitzungsschlüssel sowie Erstellungs- und Aktivitätszeitpunkte verarbeitet. Diese Daten sind notwendig, um die persönliche Spielsitzung einem Team zuzuordnen, laufende Ermittlungen wiederaufzunehmen und aktive Geräte-Sitzungen zu verwalten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung der angeforderten Spielfunktionen erforderlich ist.

4. Optionale Account-Verknüpfung über Firebase Authentication

Ein lokales Ermittlerprofil kann optional mit einem externen Anmeldekonto verknüpft werden. Dafür verwendet The Grey Office Firebase Authentication, einen Dienst von Google. Je nach gewählter Anmeldeart kann die Authentifizierung über Google oder Apple erfolgen.

Im Zusammenhang mit einer solchen Verknüpfung verarbeitet The Grey Office insbesondere eine von Firebase bereitgestellte eindeutige Benutzerkennung (Firebase UID), den verwendeten Anmeldeanbieter sowie – soweit der jeweilige Anbieter diese Daten übermittelt – E-Mail-Adresse und Anzeigename. Zusätzlich werden Zeitpunkte der Verknüpfung beziehungsweise letzten Anmeldung gespeichert. Das eigentliche Passwort eines Google- oder Apple-Kontos wird von The Grey Office nicht verarbeitet.

Die Firebase-ID wird serverseitig geprüft, um die externe Identität sicher einem bestehenden Ermittlerprofil zuzuordnen, geräteübergreifende Wiederherstellung zu ermöglichen und unberechtigte Kontoverknüpfungen zu verhindern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verknüpfung vom Nutzer zur Bereitstellung dieser Kontofunktionen gewählt wird.

Bei der Verwendung von Firebase Authentication und der jeweiligen Anbieter-Anmeldung können Daten auch durch Google beziehungsweise Apple nach deren eigener Verantwortlichkeit verarbeitet werden. Welche zusätzlichen Daten dort verarbeitet werden, richtet sich nach dem verwendeten Anbieter, dessen Kontoeinstellungen und Datenschutzbestimmungen. Eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums kann dabei nicht ausgeschlossen werden; hierfür gelten die jeweils vom Anbieter eingesetzten datenschutzrechtlichen Garantien.

5. Team-, Fall- und Fortschrittsdaten

Für die kooperative Ermittlung werden unter anderem Team-Code, Teamzugehörigkeit, Rollen, Bereitschaftsstatus, Fallfortschritt, geteilte Hinweise, Abstimmungen, gelöste Fälle, XP, Streaks und Office-Fortschritt verarbeitet.

Wird ein einzelnes Ermittlerprofil gelöscht, bleibt der gemeinsame Teamfortschritt für die übrigen Teammitglieder grundsätzlich erhalten. Personenbeziehbare Zuordnungen des gelöschten Profils werden dabei entfernt oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Interne Nutzungs- und Sicherheitsereignisse

Die Anwendung erfasst in begrenztem Umfang interne Ereignisse, zum Beispiel App-Start, Öffnen des Archivs, Teilen einer Einladung oder Wiederaufnahme eines Teams. Sie dienen der Funktionskontrolle, Fehleranalyse, Sicherheit und aggregierten Produktverbesserung. Eine werbliche Profilbildung ist mit diesen internen Ereignissen derzeit nicht verbunden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in Betrieb, Sicherheit und Verbesserung des Produkts.

7. Lokale Speicherung auf dem Gerät

Die Web- und App-Anwendung speichert technisch notwendige Informationen lokal auf dem Gerät, insbesondere Sprache, Sitzungsschlüssel, Ermittlername, Team-Code, zuletzt synchronisierten Teamstatus und Synchronisationszeitpunkt. Diese Speicherung dient der Spielfunktion und der Wiederaufnahme laufender Ermittlungen.

8. Support per E-Mail

Wenn du support@thegreyoffice.com kontaktierst, werden die von dir mitgeteilten Informationen zur Bearbeitung deiner Anfrage verarbeitet. Das E-Mail-Postfach wird bei IONOS betrieben. Rechtsgrundlage ist – abhängig vom Anliegen – Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

9. Nicht aktivierte Analyse-, Werbe- und Fehlertracking-Dienste

Google AdMob, Firebase Analytics und Sentry sind derzeit nicht im Produktionsbetrieb aktiviert. Diese Aussage betrifft ausdrücklich diese Analyse-, Werbe- und Fehlertracking-Dienste. Firebase Authentication wird dagegen wie in Abschnitt 4 beschrieben für die optionale Account-Verknüpfung eingesetzt.

Falls weitere Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste künftig aktiviert werden, wird diese Datenschutzerklärung vorher um Anbieter, Datenkategorien, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Speicherdauer, mögliche Drittlandübermittlungen und – soweit erforderlich – ein Einwilligungs- beziehungsweise Consent-Verfahren ergänzt. Ein einwilligungspflichtiger Dienst wird erst nach der entsprechenden Auswahl geladen.

10. Empfänger und Dienstleister

Für Server- und E-Mail-Infrastruktur wird insbesondere IONOS eingesetzt. Der verwendete VPS befindet sich nach aktueller Konfiguration in Spanien und damit innerhalb der Europäischen Union.

Bei freiwilliger Account-Verknüpfung wird außerdem Google/Firebase für die Authentifizierung eingesetzt. Wird als Anmeldeanbieter Google oder Apple gewählt, ist zusätzlich der jeweilige Anbieter an dem Authentifizierungsvorgang beteiligt. Diese Anbieter können Daten nach eigener Verantwortlichkeit verarbeiten; Einzelheiten ergeben sich aus deren jeweils aktuellen Datenschutzinformationen.

11. Speicherdauer

Personenbezogene Ermittlerprofildaten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie das Profil für die Nutzung benötigt wird, oder bis eine Löschung ausgelöst beziehungsweise verlangt wird. Mit dem Profil verknüpfte externe Identitätsdaten werden grundsätzlich zusammen mit der Account-Verknüpfung beziehungsweise dem Profil gespeichert und bei einer vollständigen Account-Löschung entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Technische Protokoll- und Sicherheitsdaten werden nur für den Zeitraum aufbewahrt, der für Betrieb, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr erforderlich ist. Support-Kommunikation wird so lange gespeichert, wie sie für die Bearbeitung und gegebenenfalls gesetzliche Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten benötigt wird.

12. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht, besteht außerdem ein Widerspruchsrecht. Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Du hast zudem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Datenschutzanfragen kannst du an support@thegreyoffice.com richten.

13. Löschung von Profil und Daten

Ein Ermittlerprofil und die damit verknüpften personenbezogenen Daten können über die in The Grey Office bereitgestellte Account-Verwaltung gelöscht werden. Ist ein verknüpftes Firebase-Konto vorhanden, wird die zugehörige Firebase-Identität im Rahmen der vollständigen Account-Löschung ebenfalls serverseitig entfernt. Zusätzlich steht die öffentliche Seite Account & Daten löschen für Informationen und Supportfälle zur Verfügung.